PIT-11 na prywatny mail pracownika

Początek każdego roku to czas, w którym pracodawcy muszą zadbać o sporządzenie i rozesłanie do pracowników deklaracji podatkowych. Uwzględniając zasadę szybkości i prostoty postępowania - oraz zalecaną powszechnie oszczędność papieru pracodawcy mogą mieć wątpliwości czy prawidłową praktyką może być rozesłanie pracownikom PIT-ów z wykorzystaniem adresów prywatnej poczty elektronicznej zatrudnionych.

Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują jednego obowiązującego sposobu dostarczenia deklaracji do podatnika.

Zgodnie z poglądami prezentowanymi przez administrację skarbową, przekazanie podatnikom informacji PIT-11 może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie czy przez operatora pocztowego, ale też za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przesyłanie pracownikom za ich zgodą informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników, stanowi realizację obowiązku płatnika. Należy zatem uznać, że wysłanie PIT-ów na prywatne adresy pracowników, za zgodą zatrudnionych, będzie działaniem jak najbardziej dopuszczalnym.

W przypadku wyrażenia zgody przez pracowników na wysłanie PIT-ów na udostępnione prywatne adresy poczty elektronicznej nie jest rolą pracodawcy - jako administratora danych - podejmowanie czynności czy jakichkolwiek środków zabezpieczających typu instalowanie oprogramowania przeciwwirusowego czy antyszpiegowskiego na komputerach przy użyciu których informacja zostanie odebrana (za wyjątkiem oczywiście komputerów służbowych).