Urząd stanu cywilnego – kto jest administratorem danych

Na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) administratorem danych jest podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Określając status danego podmiotu w procesie przetwarzania danych, należy przede wszystkim ustalić, czy podmiot ten ma możliwości zarówno prawne, jak i faktyczne ustalania celów i środków przetwarzania danych.

Aby uznać podmiot publiczny za administratora danych, należy przeanalizować przepisy prawne, które mają zastosowanie w konkretnym stanie faktycznym. O tym, czy dany podmiot publiczny jest administratorem danych, decyduje przede wszystkim rodzaj i charakter nadanych mu przez prawo kompetencji z obszaru spraw publicznych oraz wyznaczone ustawowo zadania (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 17 listopada 2004 r., sygn. akt II SA/Wa 887/04).

W związku z tym, jeśli to kierownik urzędu stanu cywilnego, wykonując powierzone mu ustawowo zadania publiczne, samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych w ramach systemu informatycznego (np. środki zabezpieczające), to przysługuje mu status administratora danych bez względu na to, kto jest twórcą tego systemu i na jakich urządzeniach jest on zainstalowany.

Ponadto projektowane przepisy nowelizujące Prawo o aktach stanu cywilnego wprost wskazują kierownika urzędu stanu cywilnego jako administratora danych zgromadzonych w systemie informatycznym do czasu przeniesienia akt stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.